Kündigung & Schriftform, § 623 BGB: elektronische Form & Fax

Freitagabend, kurz nach 22 Uhr: Der Geschäftsführer der A-GmbH schreibt seiner Mitarbeiterin B per WhatsApp, sie brauche am Montag nicht mehr zu kommen. B ist geschockt und unternimmt erst einmal nichts. Sechs Wochen später will sie doch vor das Arbeitsgericht ziehen. Ist die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage da nicht längst abgelaufen?

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses braucht nach § 623 BGB die Schriftform: ein Schreiben auf Papier, eigenhändig unterschrieben im Sinne von § 126 BGB. Die elektronische Form schließt das Gesetz ausdrücklich aus. Für den Aufhebungsvertrag gilt dasselbe.

In der Klausur ist die Form deshalb der erste Wirksamkeitspunkt nach der Kündigungserklärung. Fehlt sie, ist die Kündigung nichtig. Alles Weitere erübrigt sich dann.

Auf einen Blick:

• § 623 BGB erfasst jede Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, vom Arbeitgeber wie vom Arbeitnehmer, ordentlich wie fristlos, und jeden Auflösungsvertrag.
• Schriftform heißt: Original mit eigenhändiger Namensunterschrift. Paraphe, Stempel, Scan, Fax und qualifizierte elektronische Signatur reichen nicht.
• Folge eines Formfehlers: Nichtigkeit nach § 125 Satz 1 BGB. Die Klagefrist des § 4 Satz 1 KSchG beginnt erst mit Zugang einer schriftlichen Kündigung.
• Seit dem 17. Juli 2024 gilt eine Kündigung in einem elektronisch eingereichten Schriftsatz im Arbeitsgerichtsprozess als formgerecht zugegangen (§ 46h ArbGG).
• Eigene Formvorschriften gelten für die Befristung (§ 14 Abs. 4 TzBfG) und die Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses (§ 22 Abs. 3 BBiG).

Was regelt § 623 BGB im Arbeitsrecht?

§ 623 BGB macht die Schriftform zur Wirksamkeitsvoraussetzung für die beiden Wege, auf denen die Parteien ein Arbeitsverhältnis durch Rechtsgeschäft beenden: die Kündigung und den Auflösungsvertrag. Beides muss auf Papier stehen und eigenhändig unterschrieben sein. Die elektronische Form des § 126a BGB, die die Schriftform sonst ersetzen kann, ist ausgeschlossen.

Wortlaut und Zweck

§ 623 BGB Schriftform der Kündigung

„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“

(Das Verb im Plural steht tatsächlich so im Gesetz.) Der Satz ist kurz, hat aber zwei Hälften. Die erste verlangt die Schriftform, die zweite schließt die elektronische Form aus.

Warum so streng? Im Streit fällt schnell ein „Dann kündige ich eben!“. Weil § 623 BGB ein unterschriebenes Papier verlangt, wird aus so einem Satz noch keine Kündigung. Die Norm schützt beide Seiten vor Übereilung. Dazu kommt Klarheit: Ob und wann gekündigt wurde, lässt sich am Schreiben ablesen. An diesen Informationen hängen Kündigungsfrist und Klagefrist. Die allgemeinen Funktionen von Formvorschriften und die Formnichtigkeit findest du in der Wissensseite dazu.

Seit wann gilt die Schriftform?

Die Schriftform gilt seit dem 1. Mai 2000. Eingeführt hat sie das Arbeitsgerichtsbeschleunigungsgesetz. Vorher war die Kündigung gesetzlich formfrei, eine Schriftform ergab sich allenfalls aus Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag. Den Halbsatz zur elektronischen Form hat der Gesetzgeber zum 1. August 2001 angefügt, zusammen mit der Einführung der elektronischen Form in § 126a BGB.

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat zum 1. Januar 2025 mehrere arbeitsrechtliche Formvorschriften gelockert, etwa beim Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen. § 623 BGB blieb unverändert. Für die Kündigung bleibt es beim Papier.

Für welche Erklärungen gilt die Schriftform?

Für jede Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und für jeden Aufhebungsvertrag. Erfasst sind die ordentliche und die außerordentliche Kündigung, die Eigenkündigung des Arbeitnehmers und die Änderungskündigung. Andere Beendigungstatbestände wie Befristung, Anfechtung oder den Tod des Arbeitnehmers regelt § 623 BGB nicht.

Kündigung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Norm unterscheidet nicht nach der Person. Auch der Arbeitnehmer, der selbst kündigen will, braucht ein unterschriebenes Schreiben. Ebenso gleichgültig ist die Art der Kündigung: Die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB fällt genauso darunter wie die ordentliche mit Frist. Bei Wohnraum verlangt § 568 Abs. 1 BGB ebenfalls die Schriftform, auch für die außerordentliche Kündigung des Mietvertrags nach § 543 BGB. Zum Thema Kündigung und ihren Arten findest du mehr im Beitrag zur ordentlichen und außerordentlichen Kündigung im BGB, zu den Fristen im Artikel zur Kündigungsfrist nach § 622 BGB.

Dogmatisch ist die Kündigung ein Gestaltungsrecht, ausgeübt durch einseitige, empfangsbedürftige Willenserklärung. Bei der Änderungskündigung muss auch das Änderungsangebot im unterschriebenen Schreiben stehen, weil es Teil der Kündigung ist (BAG, Urteil vom 16.09.2004, 2 AZR 628/03).

Aufhebungsvertrag und Auflösungsvertrag

Das Gesetz sagt Auflösungsvertrag, in der Praxis heißt er meist Aufhebungsvertrag. Gemeint ist dasselbe: Arbeitgeber und Arbeitnehmer beenden das Arbeitsverhältnis einvernehmlich. Als Vertrag unterliegt er § 126 Abs. 2 BGB. Beide Parteien unterschreiben dieselbe Urkunde. Werden mehrere gleichlautende Exemplare ausgefertigt, genügt es, wenn jede Partei das für die andere bestimmte Exemplar unterschreibt.

Ein Sonderfall ist der gerichtliche Vergleich. Das BAG lässt einen Vergleich, den das Gericht nach § 278 Abs. 6 ZPO durch Beschluss feststellt, für die Schriftform genügen und wendet dafür § 127a BGB entsprechend an (BAG, Urteil vom 23.11.2006, 6 AZR 394/06).

Wo § 623 BGB nicht gilt

Drei Abgrenzungen tauchen in Klausuren und Hausarbeiten immer wieder auf. Die Befristung eines Arbeitsvertrags hat mit § 14 Abs. 4 TzBfG eine eigene Schriftformvorschrift. Für die Kündigung eines Berufsausbildungsverhältnisses gilt § 22 Abs. 3 BBiG: schriftlich, nach der Probezeit mit Angabe der Kündigungsgründe, elektronische Form ausgeschlossen.

Die dritte Abgrenzung betrifft freie Dienstverträge. Freie Dienstnehmer sind keine Arbeitnehmer, § 623 BGB erfasst sie nicht. Das gilt insbesondere für den Anstellungsvertrag eines GmbH-Geschäftsführers und allgemein für den selbständigen Dienstvertrag nach §§ 611 ff. BGB. Deren Kündigung ist gesetzlich formfrei, sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht. Heikel wird es, wenn ein Arbeitnehmer zum Geschäftsführer aufsteigt: Sein bisheriges Arbeitsverhältnis endet dann nur durch eine Vereinbarung, die ihrerseits die Schriftform wahrt. Das BAG lässt dafür regelmäßig schon den schriftlichen Geschäftsführer-Dienstvertrag genügen (BAG, Urteil vom 19.07.2007, 6 AZR 774/06).

Was verlangt die Schriftform nach § 126 BGB?

Der Aussteller muss die Urkunde eigenhändig mit seinem Namen unterschreiben, so § 126 Abs. 1 BGB. Maßgeblich ist das Original: Es muss dem Empfänger zugehen. Eine Kopie, ein Foto oder ein Fax dieses Originals genügt nicht, auch wenn die Unterschrift darauf echt aussieht. Die Einzelheiten zur Urkunde erklärt der Beitrag zur Schriftform nach § 126 BGB.

Eigenhändige Unterschrift statt Paraphe

Lesbar muss die Unterschrift nicht sein. Nach dem BAG genügt ein individueller Schriftzug mit charakteristischen Merkmalen, der die Absicht einer vollen Unterschrift erkennen lässt (BAG, Urteil vom 24.01.2008, 6 AZR 519/07). Eine Paraphe, also ein bewusst abgekürztes Namenszeichen, reicht nicht. Stempel, Faksimile und eingescannte Unterschrift scheiden ebenso aus, weil keine Hand den Namen geschrieben hat.

Die Unterschrift steht am Ende des Textes. Was darunter nachgetragen wird, deckt sie nicht.

Unterschrift durch Vertreter: i. V. und i. A.

Kündigt nicht der Arbeitgeber selbst, bei der GmbH also nicht der Geschäftsführer, sondern etwa die Personalleiterin, handelt sie als Vertreterin. Das Schreiben muss dann erkennen lassen, dass sie im Namen des Arbeitgebers erklärt (Grundlagen im Beitrag zur Stellvertretung nach §§ 164 ff. BGB). Der Zusatz „i. V.“ zeigt das klar an. Bei „i. A.“ kommt es auf die Auslegung nach §§ 133, 157 BGB an: Der Zusatz spricht nicht zwingend gegen eine eigene Erklärung als Vertreter (BAG, Urteil vom 13.12.2007, 6 AZR 145/07). Unterschreibt jemand erkennbar nur als Bote, fehlt dagegen die Unterschrift des Erklärenden.

Eine zweite Hürde hat mit der Form nichts zu tun, betrifft aber dasselbe Schreiben. Legt der Vertreter keine Vollmachtsurkunde bei, kann der gekündigte Arbeitnehmer die Kündigung nach § 174 Satz 1 BGB unverzüglich zurückweisen. Mehr als eine Woche ist ohne besondere Umstände nicht mehr unverzüglich. An dieser Stelle scheiterte zuletzt eine Kündigung, die zwei Aufsichtsratsmitglieder ohne Nachweis ihrer Ermächtigung unterschrieben hatten (BAG, Urteil vom 07.05.2026, 2 AZR 130/25).

Zugang des Originals

Die Kündigung wird erst mit Zugang wirksam, § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB. Zugegangen ist sie, wenn das unterschriebene Original so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass er unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen kann (mehr dazu im Beitrag zum Zugang von Willenserklärungen). Übergabe von Hand zu Hand, ein Bote oder der Einwurf in den Briefkasten erfüllen das. Ab diesem Zeitpunkt laufen Kündigungsfrist und Klagefrist.

Die Beweislast für den Zugang trägt der Kündigende. Ich empfehle für die Praxis deshalb die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder einen Boten, der das Schreiben vor dem Einwurf gelesen hat und bezeugen kann, was im Umschlag war.

Kündigung per E-Mail, WhatsApp oder Fax

Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Fax ist unwirksam. Keiner dieser Wege überträgt ein eigenhändig unterschriebenes Original. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB hilft nicht, weil § 623 Halbsatz 2 BGB die elektronische Form ausschließt. Die Nachricht erfüllt allenfalls die Textform des § 126b BGB, und die genügt hier nicht.

Warum die elektronische Form ausgeschlossen ist

Das BGB kennt eine Stufenleiter der Formen. Die Textform verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail oder eine Messenger-Nachricht erfüllt das. Die elektronische Form verlangt zusätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur und kann die Schriftform nach § 126 Abs. 3 BGB grundsätzlich ersetzen. Die Möglichkeit, die Schriftform so zu ersetzen, sperrt § 623 BGB.

Beim Fax und beim eingescannten PDF liegt der Fehler woanders. Die Unterschrift ist zwar eigenhändig geleistet, beim Empfänger kommt aber nur eine Kopie an. Das Original bleibt beim Absender, und damit ist die Schriftform nicht zugegangen.

Ausnahme: Kündigung im Schriftsatz nach § 46h ArbGG

Seit dem 17. Juli 2024 gibt es eine Formfiktion für das arbeitsgerichtliche Verfahren. Enthält ein vorbereitender Schriftsatz klar erkennbar eine Willenserklärung, die der schriftlichen Form bedarf, und wird er als elektronisches Dokument nach § 46c ArbGG bei Gericht eingereicht und dem Empfänger zugestellt oder mitgeteilt, gilt die Erklärung als in schriftlicher Form zugegangen. Das gilt ausdrücklich auch für § 623 BGB.

Praktisch betrifft das die Folgekündigung, die der Rechtsanwalt des Arbeitgebers im laufenden Kündigungsschutzprozess in einen Schriftsatz schreibt. Für Schriftsätze vor diesem Stichtag bleibt es bei der Nichtigkeit. Im Fall 2 AZR 130/25 scheiterte eine im Dezember 2023 elektronisch eingereichte Schriftsatzkündigung an diesem Formmangel. Außerhalb eines Prozesses ändert § 46h ArbGG nichts.

Mündliche Kündigung und Formfehler: Folgen und Fristen

Eine mündliche oder elektronische Kündigung ist nach § 125 Satz 1 BGB nichtig. Das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort, mit allen Pflichten auf beiden Seiten. Die Drei-Wochen-Frist des § 4 Satz 1 KSchG läuft nicht an, weil sie den Zugang einer schriftlichen Kündigung voraussetzt. Nur ganz ausnahmsweise verbietet Treu und Glauben, sich auf den Formfehler zu berufen.

Nichtigkeit nach § 125 BGB

Die formwidrige Kündigung ist von Anfang an unwirksam. Eine Heilung sieht das Gesetz nicht vor. Auch die Umdeutung nach § 140 BGB rettet die formwidrige Kündigung nicht, denn jedes Ersatzgeschäft, das ein Arbeitsverhältnis beenden soll, bräuchte wieder die Schriftform. Der Arbeitgeber muss neu kündigen, diesmal auf Papier. Die neue Kündigung wirkt erst ab ihrem Zugang, bei der ordentlichen Kündigung beginnt die Kündigungsfrist von vorn. Bei einer außerordentlichen, also fristlosen Kündigung läuft außerdem die Zwei-Wochen-Frist des § 626 Abs. 2 BGB weiter, die mit der Kenntnis vom Kündigungsgrund beginnt.

Bleibt die Lohnfrage. Hat der Arbeitgeber die Arbeit nicht mehr angenommen, schuldet er den Lohn für die Zeit bis zur wirksamen Beendigung nach den Regeln über den Annahmeverzug nach § 615 BGB. Umgekehrt gilt: Bleibt ein Arbeitnehmer nach einer bloß mündlichen Eigenkündigung einfach weg, fehlt er unentschuldigt, und das kann seinerseits eine Abmahnung oder Kündigung durch den Arbeitgeber rechtfertigen.

Klagefrist nach § 4 KSchG

§ 4 Satz 1 KSchG verlangt, dass der Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung Klage beim zuständigen Arbeitsgericht erhebt. Versäumt er die Frist, gilt die Kündigung nach § 7 KSchG als von Anfang an wirksam. Ohne schriftliche Kündigung beginnt diese Frist nicht. Den Formverstoß kann der Arbeitnehmer mit einer allgemeinen Feststellungsklage nach § 256 Abs. 1 ZPO geltend machen (BAG, 2 AZR 130/25, Rn. 35).

Die Schriftform gilt übrigens unabhängig vom Kündigungsschutzgesetz. Auch im Kleinbetrieb und wenn das Arbeitsverhältnis noch nicht länger als sechs Monate besteht, ist eine mündliche Kündigung nichtig. Unbegrenzt Zeit hat der Arbeitnehmer trotzdem nicht: Wartet er sehr lange und richtet sich der Arbeitgeber darauf ein, kann das Klagerecht verwirken.

Treu und Glauben als seltene Ausnahme

Darf sich ein Arbeitnehmer auf den Formmangel berufen, wenn er selbst mündlich gekündigt hat? Grundsätzlich ja. In der Entscheidung des BAG ging es um eine Arbeitnehmerin, die im Streit mit ihrer Geschäftsführerin mündlich gekündigt haben soll und sich danach auf die fehlende Schriftform berief. Das BAG sah darin keinen Verstoß gegen Treu und Glauben, weil § 623 BGB gerade vor solchen spontanen Erklärungen schützen soll (BAG, Urteil vom 16.09.2004, 2 AZR 659/03).

Anders kann es liegen, wenn jemand ernsthaft und wiederholt kündigt, den anderen zu Dispositionen veranlasst und sich später auf die Form beruft. Die Hürde ist besonders hoch: § 242 BGB hilft nur unter besonderen Umständen, wenn das Ergebnis sonst schlechthin untragbar wäre. Die Fallgruppen dazu sammelt die Wissensseite zu Treu und Glauben.

§ 623 BGB in der Klausur

In der Klausur prüfst du § 623 BGB bei der Wirksamkeit der Kündigung, direkt nach der Kündigungserklärung. Fehlt die Schriftform, ist die Kündigung nichtig. Die übrigen Punkte folgen dann nur noch hilfsweise, wenn der Bearbeitervermerk ein Gutachten zu allen aufgeworfenen Fragen verlangt.

Prüfungsstandort im Kündigungsschema

Das folgende Schema zeigt, wo die Form in der Begründetheit einer Kündigungsschutzklage steht. Die Reihenfolge hat einen Grund: Die Fiktion des § 7 KSchG setzt eine schriftliche Kündigung voraus, also kommt die Form vor der Klagefrist.

Zu Schritt 6 gehören etwa die Anhörung des zuständigen Betriebsrats und bei schwerbehinderten Menschen die vorherige Zustimmung zur Kündigung durch das zuständige Integrationsamt. Beides musst du neben der Schriftform beachten, es ersetzt sie nicht.

Typische Fehler

• Die Eigenkündigung des Arbeitnehmers wird nicht an § 623 BGB gemessen.
• Fax, PDF-Scan oder qualifizierte elektronische Signatur werden als Schriftform akzeptiert.
• Die Wirksamkeitsfiktion des § 7 KSchG wird angenommen, obwohl nie schriftlich gekündigt wurde.
• § 623 BGB wird auf den Anstellungsvertrag eines GmbH-Geschäftsführers angewendet, der kein Arbeitnehmer ist.
• Die Befristung wird an § 623 BGB statt an § 14 Abs. 4 TzBfG geprüft.

Beispielfall: Kündigung per WhatsApp

Zurück zu B. Die WhatsApp-Nachricht des Geschäftsführers ist eine Kündigungserklärung, denn aus ihr ergibt sich eindeutig, dass das Arbeitsverhältnis enden soll. Ihr fehlt aber die Schriftform: Beim Handy kommt kein unterschriebenes Original an, und die elektronische Form ist nach § 623 Halbsatz 2 BGB ohnehin ausgeschlossen. Die Kündigung ist nach § 125 Satz 1 BGB nichtig.

Die Drei-Wochen-Frist des § 4 Satz 1 KSchG hat nie begonnen, weil B keine schriftliche Kündigung zugegangen ist. B kann also auch nach sechs Wochen noch feststellen lassen, dass ihr Arbeitsverhältnis fortbesteht. Will die A-GmbH sich von B trennen, muss sie neu und diesmal schriftlich kündigen. Ob B für die Wochen seit der Nachricht Lohn verlangen kann, entscheidet § 615 BGB.

Weiterlesen

• Nichtigkeit im BGB: Bedeutung, Definition und Fälle: Was „nichtig“ genau heißt und wie sich Nichtigkeit von schwebender Unwirksamkeit und Anfechtbarkeit unterscheidet.
• Willenserklärung im BGB: Arten, Zugang und Auslegung der Erklärung, auf der jede Kündigung aufbaut.
• Anfechtung nach §§ 142 ff. BGB: Wichtig, wenn ein Aufhebungsvertrag unter Druck oder Täuschung unterschrieben wurde.
• Teilnichtigkeit nach § 139 BGB: Was mit dem Rest eines Vertrags passiert, wenn nur eine Klausel unwirksam ist.